سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

در دنیای پیچیده امروز ، استفاده از فناوری های جدید و بروز آنلاین گامی مهم در راستای افزایش سرعت و دقت، کاهش هزینه ها و ساده سازی اقدامات در امور مربوط به نرم افزارهای حسابداری می باشد.
سامانه جدید دفاتر تجاری الکترونیکی بستری مهم برای ثبت و ارسال اطلاعات مالیاتی که مشکلات سیستم های قدیمی را برطرف کرده است که در سیستم های سنتی خطای و اشتباه کاربران امری جاری بود که به وفور اتفاق می افتاد و باعث بروز مشکلات فراوانی در امر حسابداری و مالیاتی میشد.در این مقاله قصد داریم مزایای سامانه جدید دفاتر را معرفی کرده و مزایای آنرا به کاربران تشریح نماییم.
تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی دارای تعهداتی در زمینه فعالیت های تجاری می باشند که ملزم به رعایت قوانینی هستند.یکی از این تعهدات ، ثبت نام در دفتر ثبت تجاری می باشد که مطابق آیین نامه ثبت دفاتر تجاری سال 1352صورت میگیرد.بر این اساس ثبت نام در این دفاتر از طریق ارائه اظهار نامه بصورت رسمی ضروری می باشد. به موجب ماده ۴ آیین‌نامه دفتر ثبت تجاری، تمامی تاجران باید حداکثر ظرف یک ماه پس از آغاز فعالیت یا تأسیس، اقدام به ثبت نام نمایند، در غیر این صورت با جریمه نقدی مواجه خواهند شد.
در این مقاله قصد داریم به همه کاربران در تبیین و استفاده از سامانه دفاتر تجاری ، به منظور ارائه دفاتر پلمپ شده الکترونیکی یاری رسانیم تا از عواقب و مشکلات عدم استفاده از سامانه یاد شده بر حذر باشند. این مقاله در راستای اجرای الزامات و اقدامات سازمان امور مالیاتی تنظیم و در اختیار عموم افراد قرار گرفته است تا کابران با نحوه ثبت و ارسال اطلاعات در سامانه آشنا شوند.
•    هدف سامانه: فراهم ساختن بستری به منظور ارائه دفاتر تجاری به صورت الکترونیکی
•    کاربران سامانه: کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی خود هستند.
•    بهره‌بردار سامانه: سازمان امور مالیاتی کشور
•    عملیات اصلی سامانه: بارگذاری فایل اکسل حاوی گردش حساب‌ها در بازه‌های زمانی مشخص مطابق با اطلاعات دفاتر روزنامه
•    دوره (سال) مالی الزامی برای ثبت دفاتر: سال مالی مرتبط با کلیه دفاتری که پس از ۲۳ تیر ۱۴۰۳ نزد اداره کل ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری، به صورت الکترونیکی پلمپ شده‌اند.

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست؟

یک سامانه آفلاین می باشد که برای ثبت و ارسال اطلاعات مالیاتی و تجاری از سوی کلیه کسبب و کارها به سازمان امور مالیاتی طراحی شده سات.هدف از طراحی این سامانه کاهش هزینه ها ، ساده سازی فرایند های حسابداری، ارسال ساده اطلاعات و راحتی حسابداران محترم می باشد که امید است با استفاده از این سامانه ، حسابداران محترم دغدغه ثبت دستی دفاتر و اراده به دارایی را نداشته باشند.

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

ابتدا مراحل کلی ورود و ثبت نام در سامانه را مطرح می‌کنیم و در ادامه مرحله به مرحله با هم جلو خواهیم رفت:
1.    ثبت‌نام در سامانه: ابتدا باید در سامانه  https://my.tax.gov.ir ثبت‌نام کرده و کاربری ایجاد کنید. برای این منظور، اطلاعات مربوط به کسب‌وکار خود را وارد کرده و کد ملی و شماره اقتصادی خود را ثبت کنید.
2.    ثبت دفاتر روزنامه و کل: پس از ثبت‌نام، باید اطلاعات مربوط به دفاتر روزنامه و کل خود را وارد کنید. این اطلاعات باید مطابق با ضوابط و مقررات سازمان امور مالیاتی باشد.
3.    ورود اطلاعات مالی: باید اطلاعات مالی سالانه کسب‌وکار خود را وارد کرده و آن‌ها را به سامانه ارسال کنید. این اطلاعات شامل درآمدها، هزینه‌ها، سود و زیان و سایر جزئیات مالی است.
4.    ارائه گزارش‌های مالی: پس از وارد کردن اطلاعات، سامانه گزارشی از وضعیت مالی کسب‌وکار شما تولید می‌کند که به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌شود.
5.    ثبت و ارسال اطلاعات: پس از تکمیل اطلاعات، آن‌ها را برای بررسی به سازمان امور مالیاتی ارسال کنید. در صورت تایید، از شما درخواست می‌شود که پرداخت مالیات خود را انجام دهید.
6.    دریافت تأییدیه: پس از ارسال و تایید اطلاعات، سازمان امور مالیاتی به شما تأییدیه‌ای می‌دهد که نشان‌دهنده تکمیل فرآیند است.

۱.ورود به سامانه
کاربران جهت دریافت نام کاربری و رمز عبور ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، ابتدا باید به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir وارد شوند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب نمایند.
دانلود قالب اکسل
قالب اکسل مطابق شکل زیر شامل اقلام اطلاعاتی می‌باشد که برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی باید تکمیل شوند. این اقلام به ترتیب عبارتند از:
•    کد حساب کل
•    عنوان حساب کل
•    کد حساب معین
•    عنوان حساب معین
•    کد حساب تفصیلی
•    عنوان حساب تفصیلی
•    گردش بدهکار (ریال)
•    گردش بستانکار (ریال)
•    تاریخ گردش حساب

دستورالعمل تکمیل فایل اکسل

قالب اکسل دانلود شده باید مطابق با دستورالعمل تکمیل اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی تکمیل شود. کاربران پس از کلیک بر روی دکمه بارگذاری فایل، با صفحه‌ای با عنوان «بارگذاری قالب» مواجه می‌شوند. در این صفحه دستورالعمل‌های تکمیل فایل اکسل به شرح زیر ارائه شده است:
•    اطلاعات فقط باید در یک شیت اکسل قرار گیرد.
•    عنوان و ترتیب ستون‌ها باید مطابق قالب سامانه باشد.
•    ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
•    در هر سطر تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
•    فایل‌هایی با بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
•    فرمت تاریخ گردش باید به شکل YYYY/MM/DD باشد. مثال: 1403/12/20
•    تاریخ گردش هر سطر (رکورد) باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد، به گونه‌ای که پس از تاریخ شروع و پیش از تاریخ پایان این بازه باشد.
فرآیند بارگذاری فایل در سامانه دفاتر مالیاتی الکترونیکی
انجام تنظیمات کاربر باید قبل از بارگذاری، تنظیمات زیر را وارد کند:
•    نوع فایل: اکسل یا CSV
•    فرمت جداکننده (Delimiter) فقط در صورت انتخاب فرمت CSV
•    تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
•    کد رهگیری دفتر پلمپ شده (از لیست قابل انتخاب است)

بارگذاری و پیش‌نمایش فایل در سامانه

در این مرحله کاربر فایل مورد نظر خود را بارگذاری میکند. برای بارگذاری موفق، رعایت نکات زیر را در نظر داشته باشید:
•    تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
•    ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود و تغییر داده نشود.
•    در صورتی که نوع فایل (اکسل یا CSV) انتخاب شده با گزینه تعیی نشده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.
پس از بارگذاری، ۰۱ سطر اول فایل به عنوان پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.
 

مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری شده

در صفحه اصلی سامانه کاربر جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» حاوی فایل‌های بارگذاری شده را مشاهده می‌کند که هر سطر آن شامل اطلاعات زیر می‌باشد:
•    کد رهگیری دفتر پلمپ شده
•    تاریخ پایان سال مالی
•    بازه زمانی گردش حساب‌ها
•    تاریخ بارگذاری فایل
•    وضعیت فایل بارگذاری شده (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
•    آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری
•    آیکون دانلود برای دانلود فایل بارگذاری شده توسط کاربر

مزایای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

•    کاهش هزینه‌ها و زمان‌ها: ارسال اطلاعات به صورت آنلاین به جای پر کردن فرم‌های کاغذی، باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود.
•    دقت و صحت بیشتر: فرآیندهای خودکار سامانه احتمال اشتباهات انسانی را کاهش می‌دهند.
•    آسان‌تر شدن پیگیری: امکان پیگیری آنلاین وضعیت مالیاتی و وضعیت ارسال اطلاعات فراهم است.
سخن پایانی
در این مقاله به بحث در مورد ثبت نام و ارسال اطلاعات در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی پرداخته شد تا صاحبان کسب و کار به آسودگی و با سرعت و دقت بالا به امر ثبت و ارسال اطلاعات به صورت آنلاین و برخط اقدام کنند.در این سامانه با ساده سازی فرایند ثبت و ارسال و کاهش هزینه ها کمک شایانی به کاربران می کند تا اطلاعات مالی و تجاری بصورت درست و دقیق در سامانه قرار بگیرو و سازمان امور مالیاتی نیز با رویت اطلاعات مالی ، تصمیمی درست در اخذ مبلغ مالیاتی اعمال کند تا حقی از کسی ضایع نشود. همچنین، با فراهم کردن امکان پیگیری آنلاین و شفاف‌سازی اطلاعات، کارایی سیستم‌های مالیاتی کشور به طور چشمگیری افزایش می‌یابد.